Déclaration de confidentialité GROFFILS advocaten

Organisation : Le cabinet Groffils advocaten, situé Rabotstraat 118 à 9000 GAND, est responsable du traitement de données à caractère personnel tel que visé dans la présente déclaration de confidentialité.

« Groffils advocaten » comprend :

- Maître Liesbeth Groffils, membre du barreau de Gand et du barreau d’Audenarde

- La SPRL Groffils advocaten, dont le siège est établi Rabotstraat 118 à 9000 GAND (BCE : 0639.881.383)

- Maître Hélène Maveau, membre du barreau de Gand

- Maître Katharina Allaert, membre du barreau de Gand

- Maître Dries Ronsse, membre du barreau de Gand

- Maître Lotte Verhulst, membre du barreau de Gand

Coordonnées : Groffils advocaten

Rabotstraat 118, 9000 GAND

Tél. : +32 9 223 96 66

www.groffils-advocaten.be

info@groffils-advocaten.be

Comment nous sécurisons les données à caractère personnel : Groffils advocaten prend la protection de vos données au sérieux et prend les mesures appropriées afin d’en empêcher l’abus, la perte, l’accès non autorisé, la divulgation non désirée et la modification non autorisée.

Si vous avez l’impression que vos données ne sont pas bien sécurisées ou qu'il y a des indices d’abus, contactez-nous par téléphone (09/223.96.66) ou e-mail info@groffils-advocaten.be.

Délégué à la protection des données responsable :

Liesbeth Groffils

Données à caractère personnel que nous traitons : Groffils advocaten traite vos données à caractère personnel en fonction de ses compétences et obligations prévues par la loi¹, puisque vous utilisez nos services et/ou que vous nous fournissez (ou nous avez fourni) vous-même ces données.

Ci-dessous figure un aperçu des données à caractère personnel que nous traitons (éventuellement) :

• Nom et prénom

• Sexe

• Date de naissance

• Lieu de naissance

• Adresse

• Numéro de téléphone

• Adresse électronique

• Adresse IP

• Autres données à caractère personnel que vous fournissez activement, par exemple en créant un profil sur ce site web, dans la correspondance et par téléphone

• Données de localisation

• Données relatives à vos activités sur notre site web

• Données relatives à vos habitudes de navigation sur différents sites web (par exemple parce que cette entreprise fait partie d'un réseau publicitaire)

• Numéro de compte bancaire

Données à caractère personnel particulières et/ou sensibles que nous traitons²

Groffils advocaten traite (éventuellement) les données à caractère personnel particulières et/ou sensibles suivantes vous concernant :

• les antécédents judiciaires, infractions pénales ou condamnations

• les données de personnes âgées de moins de 16 ans

• les données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, ou l’appartenance syndicale, et les données génétiques, les données biométriques en vue de l’identification unique d’une personne, ou les données concernant la santé, ou les données concernant la vie ou l’orientation sexuelle d’une personne.

Notre site web et/ou service n’a pas l’intention de collecter des données sur les visiteurs du site web qui sont âgés de moins de 16 ans, sauf s’ils ont l’autorisation de leurs parents ou de leur tuteur ou si nous sommes liés par l’exécution de nos obligations légales.

Nous ne pouvons cependant pas contrôler si un visiteur a plus de 16 ans. Nous conseillons dès lors aux parents de s’impliquer dans les activités en ligne de leurs enfants afin d’éviter ainsi que des données concernant leurs enfants ne soient collectées sans leur autorisation.

Si vous êtes convaincu que nous avons collecté des données à caractère personnel sur un mineur sans cette autorisation, contactez-nous par téléphone (09/223.96.66) ou e-mail info@groffils-advocaten.be.

Pour quelles finalités et sur la base de quels fondements nous traitons les données à caractère personnel : Groffils advocaten traite vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

• pour satisfaire à l'obligation légale qui incombe à Groffils advocaten ;

• pour défendre vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne physique ;

• pour l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est (éventuellement) investi Groffils advocaten ;

• pour la défense des intérêts légitimes de Groffils advocaten ou de tiers ;

• pour le traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ;

• pour le traitement de vos (éventuels) paiements ;

• pour l’envoi de nos lettres d’information et (éventuels) messages publicitaires ;

• pour pouvoir vous téléphoner ou vous envoyer un e-mail si c’est nécessaire pour pouvoir exécuter notre prestation de services ;

• pour vous informer des modifications de nos services et produits ;

• pour vous offrir la possibilité de créer un compte ;

• pour vous livrer des biens et des services ;

• Groffils advocaten traite également des données à caractère personnel lorsque nous y sommes légalement contraints, comme les données dont nous avons besoin pour notre déclaration fiscale.

Prise de décision automatisée : Groffils advocaten prend des décisions sur la base de traitements automatisés à propos de choses qui peuvent avoir des conséquences (considérables) pour les personnes.

Il s’agit ici de décisions qui sont prises par des programmes ou systèmes informatiques, sans intervention humaine (par exemple un collaborateur de Groffils advocaten).³

Groffils advocaten utilise les programmes ou systèmes informatiques suivants :

- Basenet.be : un système de gestion de dossiers basé cloud dans lequel toutes les données (à caractère personnel), pièces (de procédure) et documents de tous les dossiers sont traités, conservés, enregistrés et modifiés numériquement.

- Microsoft Access (appelé à disparaître) : un système de gestion de dossiers hors ligne dans lequel toutes les données (à caractère personnel), pièces (de procédure) et documents de tous les anciens dossiers (jusqu’au 6 février 2018 inclus) sont traités, conservés, enregistrés et modifiés.

- Microsoft Windows 10 : un programme d'exploitation informatique.

- Microsoft Office (essentiellement Excel et Word) : pour l’établissement de toutes les pièces (de procédure) et lettres possibles.

Tous les systèmes et programmes sont exclusivement utilisés pour la gestion et la défense du dossier du client et dans l’intérêt du client.

Pendant combien de temps nous conservons les données à caractère personnel : Groffils advocaten ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que strictement nécessaire pour réaliser les finalités pour lesquelles elles sont collectées.

Nous appliquons les délais de conservation suivants pour les (catégories de) données à caractère personnel suivantes :

Toutes les données mentionnées et demandées dans la présente déclaration de confidentialité sont toujours conservées aussi longtemps que la loi le requiert et dans l’intérêt du client. À l’heure actuelle, le délai de conservation pour toutes les données est de 5 ans. Ce délai est cependant adapté de plein droit et automatiquement aux délais prévus légalement.

Partage de données à caractère personnel avec des tiers : Groffils advocaten ne vend pas vos données à des tiers et ne les fournit que si c’est nécessaire pour l’exécution de nos obligations et compétences légales ou du contrat conclu avec vous.

Nous concluons avec les entreprises qui traitent vos données pour notre compte un contrat de sous-traitance afin de garantir un même niveau de protection et de confidentialité de vos données.

Groffils advocaten demeure responsable de ces traitements.

Cookies, ou techniques comparables, que nous utilisons : Groffils advocaten n’utilise que des cookies techniques et fonctionnels, ainsi que des cookies analytiques qui ne portent pas atteinte à votre vie privée.

Un cookie est un petit fichier texte qui est stocké sur votre ordinateur, tablette ou smartphone lors de votre première visite sur notre site web. Les cookies que nous utilisons sont nécessaires pour le fonctionnement technique du site web et votre facilité d'utilisation. Ils veillent à ce que le site web fonctionne correctement et retiennent par exemple vos préférences. Ils nous permettent également d’optimiser notre site web.

Vous pouvez désactiver les cookies en paramétrant votre navigateur internet pour qu'il ne stocke plus aucun cookie.

En outre, vous pouvez également supprimer toutes les informations stockées précédemment via les paramètres de votre navigateur.

Consulter, modifier ou supprimer des données : Vous avez en principe le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel. En outre, vous avez le droit de retirer votre éventuel consentement au traitement de vos données ou de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par Groffils advocaten et vous avez droit à la portabilité de vos données. Cela signifie que vous pouvez introduire une demande chez nous pour vous envoyer à vous ou à une autre organisation de votre choix les données à caractère personnel dont nous disposons vous concernant.

Vous pouvez envoyer une demande de consultation, de rectification, de suppression, de portabilité de vos données à caractère personnel ou une demande de retrait de votre consentement ou d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel à info@groffils-advocaten.be.

Afin de nous assurer que la demande de consultation a été introduite par vos soins, nous vous demandons de nous fournir une copie de votre carte d’identité. Dans cette copie, noircissez votre photo, la MRZ (machine readable zone, ou bande de numéros en bas du passeport), votre numéro de passeport et votre numéro de sécurité sociale (NSS), et ce, afin de protéger votre vie privée.

Groffils advocaten tient à réagir le plus vite possible, et certainement dans les trente jours, à votre demande.

N’oubliez pas que Groffils advocaten ne sera éventuellement pas tenue de donner suite à votre demande de consultation, de rectification, de suppression ou de portabilité, et ce, en raison de nos obligations légales, pour des raisons d’intérêt public (conservation, analyse statistique, recherche scientifique ou historique), pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice ou l'exercice légitime du droit à la liberté d'expression et/ou d'information.⁴

Groffils advocaten souhaite également attirer votre attention sur le fait que vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès du contrôleur national. Vous pouvez le faire en utilisant les coordonnées suivantes :

Commission de la protection de la vie privée

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

commission(at)privacycommission.be